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XXXXXX有限公司
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编 号
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SX/QEHSP001
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程序文件
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标题：文件控制程序
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版本号
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A/0
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页 数
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1目的
对公司内的文件进行控制，确保相关部门得到及时有效的版本。
2.范围
适用于与一体化管理体系有关的文件的控制(包括外部提供的有关文件和资料)。
3职责
3.1质量安全部负责管理文件及适用法律、法规的发放、回收、销毁、保存及作相关记录；负责编制并及时更新《受控文件一览表》。
3.2工程技术部负责工程图纸等施工技术文件的发放、回收、销毁、保存及作相关记录；负责编制并及时更新《受控文件一览表》。
3.3质量安全部负责施工技术标准、施工工艺、操作规程、安全规程等等施工技术文件的发放、回收、销毁、保存及作相关记录；负责编制并及时更新《受控文件一览表》。
3.4手册由质量安全部组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.5程序文件由各部门编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.6技术文件由工程技术部组织编写，本部门负责人审核，管理者代表批准。
3.7管理文件由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.8质量安全部负责组织相关部门对现有体系文件进行评审。
3.9各部门指定专人负责部门一体化管理体系有关文件的收集、整理和归档等。
4程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1分类
a)一体化管理手册、程序文件和管理文件；
b)适用法律、法规；
c)上级部门发布的技术文件包括国家标准、行业标准、地方政府技术文件含地区通用标准图、企业主管机关技术文件；
d)技术文件，包含：施工(工艺)技术要求及标准、计划、操作规程；
e) 顾客提供的技术资料包括设计图纸、设计交底（图纸会审）纪要、设计变更、补充通知单、实样、样本等；
f)企业内部技术文件和资料包括企业产品标准、企业管理制度(涉及技术状态的)、企业的技术设计(配合比、工程联系单等)、企业的各类技术规程(工艺、操作、设备)、企业技术状态纪实(如技术问题备忘录、技术数据、统计分析资料等)、其他技术文件和资料。
4.1.2 文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件加盖“受控”印章，并注明发放号，非受控文件盖“非受控”印章，进行编号。
4.1.3文件的编号
a.一体化管理手册编号
SX/ QEHSM—X
版本号：第一次制定为A，第二次制定为B…
公司代号
b.一体化管理体系程序编号
SX/QEHSP—XXX
程序文件顺序号
公司代号
c.作业文件编号
SX/ QEHSC—XXX- X
顺序流水号
程序文件顺序号
公司代号
d..版本号/修改状态
X / X
0为没有修改；1，2，3，4…为修改次数
版本号：第一次制定为A，第二次制定为B…
e.记录的编号
QEHSP—XXX-XX- X
版本号：第一次制定为A，第二次制定为B…
记录顺序号
程序文件顺序号
程序文件代号
建设企业专业记录采用原编号
f. 外来文件：沿用原编号
4.2文件的编写、审批和发放
4.2.1一体化管理手册由质量安全部组织编写，管理者代表审核，总经理批准，由质量安全部负责登记和发放。
4.2.2程序文件由各部门编写，管理者代表审核，总经理批准，由质量安全部负责登记和发放。
4.2.3技术文件由工程技术部组织编写，本部门负责人审核，管理者代表批准，由质量安全部负责登记和发放；施工图纸由工程技术部负责登记和发放。
4.2.4管理文件由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，总经理批准，由质量安全部负责统一编写、登记和发放。
4.3一体化管理体系文件的发放范围
4.3.1文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。
4.3.2所有一体化管理体系文件，除非管理者代表或总经理许可，不得外借给公司以外的人员。为让顾客了解公司一体化管理体系，一般只提供一体化管理管理手册及相应程序的非受控本。
4.3.3 文件发放范围由文件审批人书面通知文件控制人员,并体现在文件分发表中。
4.3.4 无论是对外发放或借阅一体化管理文件，都按4.4条款规定进行发放和回收。
4.4文件的发放与借阅、复制
4.4.1文件控制人员应保证及时从所有发放和使用场所收回作废/失效文件受控本。
4.4.2文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所使用相应文件的有效版本。
4.4.3文件控制人员应在《受控文件发放回收记录》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名；所有发放的一体化管理文件应有编号以便追溯(对于非受控本无须更换新版或回收)。
4.4.4文件受控本和非受控本都应盖有相应的红色“受控本”或“非受控本”印章。
4.4.5 除文件控制人员外,不得私自复印文件。发放范围以外人员/部门需要时, 应填写《文
件申请表》，经审批人同意,向文件控制人员领取，同样办理登记手续。
4.4.6作废/失效的受控本回收后都应及时处理。作为档案或供今后参考而保留的(至少一份)作废文件，应盖上“作废”印章以防误用。
4.5文件的更改
4.5.1文件的更改原则上由原审核部门进行审批，若经其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.5.2一体化管理手册、程序文件由质量安全部组织更改，填写《文件更改申请单》经管理者代表审批后实施，更改的方法一般采用换页，被换页的更改标记，在版本号中以阿拉伯数字0、1、2、…为序作为更改次数，由质量安全部发放并保留文件更改内容的有关文件。
4.5.3 其它文件的更改应由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经管理者代表审批后实施，更改的方法采用换页或在原页上被更改的地方作a、b、c…标记同时在修改状态栏中填明标记、处数、更改文件号，签名和日期。
4.5.4公司内部运作及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应的体系文件。
4.6文件的换版和作废
4.6.1文件编制部门应根据文件适用情况(多次更改或重大更改)，经原批准人批准后进行换版，按原《受控文件一览表》核实重发，并收回作废后的版本，盖“作废”印章。
4.6.2对要销毁的作废文件，质量安全部填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后统一销毁，为积累知识保留参考的作废文件，加盖“资料留存”章。
4.7 技术文件的管理
4.7.1 各项目部负责原材料技术规范收集和整理。
4.7.2 工程技术部、质量安全部负责产品标准的收集和整理。
4.7.3 技术文件的更改审批同4.5.1至4.5.3条款。
4.8 网络中心部、计划经营部负责对顾客提供的技术资料的标识和登录。
4.9 电脑文件的管理
对使用电脑或电脑系统进行管理的文件，公司应指定专人负责公司的电脑程序设定及管理。
4.9.1 储存于电脑中的文件和资料都应编制主目录。
4.9.2 电脑中的文件和资料应备份保存。
4.9.3 磁盘的保存应能防止损坏或变质。
4.9.4 磁盘必须严格控制，防止病毒侵入。
4.9.5 输入人员应经授权，应规定输入人员的专用密码，确保文件、输入、更改处于受控状态。
4.10外来文件的控制
4.10.1直接收用的外来文件质量安全部部长审核，管理者代表批准后方可使用。
4.10.2质量安全部负责收集相关的国家标准、行业标准、国际标准的最新版本，统一编号，加盖“受控本”印章，发放到相关部门使用，并把旧标准收回。
4.11相关职能部门负责编制并及时更新《受控文件一览表》，以反映全公司文件版本最新状况。
4.12每年管理评审前质量安全部组织对现有体系文件进行定期评审，必要时予以修订，发布前再次批准。
4.13任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，应确保文件的清晰、整洁和完好。质量安全部每半年对文件进行一次全面检查。检查各类在用文件和资料的有效性，发现问题及时处理。
4.14作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
5相关文件
SX/QEHSP002 记录控制程序
6记录
QEHSP001-01-A 受控文件一览表
QEHSP001-02-A 受控文件配备表
QEHSP001-03-A 受控文件发放回收记录
QEHSP001-04-A 文件更改申请单
QEHSP001-05-A 文件销毁申请单
