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青岛XXX有限公司
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文件名称：记录控制程序
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文件编号：CX-02
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制定部门：人力资源部
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生效日期：20160328
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1 目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2 适用范围
适用于为证明行政管理服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3 职责
3.1 办公室负责监督、管理各部门的质量记录。
3.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.3 各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。
4 程序
4.1 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量记录。
4.2 质量记录标识编号
质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。
4.3 质量记录填写
4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章日期。
4.4 质量记录的归档、保存
4.4.1 办公室保存所有质量记录表格式样一份，各部门文件管理员保存所需使用的质量记录表格式样一份。
4.4.2 质量记录由各部门按月或按类进行整理，并填写《记录清单》，以便于检索、查阅和管理。
4.4.3 质量记录应保存在适宜的环境中，做到防火、防霉、防鼠、防混，且便于存取。
4.4.4 内审前，办公室检查一次各部门质量记录的使用、管理情况，并保留检查记录。
4.5 质量记录发放、借阅和复制
4.5.1 部门到办公室领取记录空白表，办公室复印发放。
4.5.2 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。
4.6 质量记录的销毁处理
质量记录超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由各部门填写《文件销毁记录》交部门负责人审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。
4.7 记录格式
4.7.1 各部门的质量记录格式，由各部门资料员负责组织编制，部门领导审批，交办公室备案。
4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5 相关文件
5.1 《文件控制程序》
6 质量记录
6.1 《记录清单》
6.2 《文件借阅、复制记录》
6.3 《文件销毁记录》
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