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青岛XXX有限公司 |
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文件名称：采购控制程序 |
文件编号：CX-09 |
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制定部门：人力资源部 |
生效日期：20160328 |
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1 目的
为使本工厂物料采购和发外加工有所依循，物料有所控制，达到及时提供适质、适量的采购职能，确保工厂采购产品均能符合要求条件，特制定本程序。
2 范围
本程序适用于本工厂所有采购单和外加工单。
3 职责
3.1业务部负责
（1）采购资料的编制和整理，并把相关的信息传达给供货商。
（2）联系供货商对采购信息进行确认。
（3）采购物料的跟催。
3.2生产主管负责外发加工要求的申请。
3.3总经理负责各类采购单据/外发加工申请的审核和批准。
3.4质量部IQC负责对供货商的来料/加工厂来料（产品）质量进行检验。
3.5仓库负责
（1）知会质量部IQC对供货商的来料/加工厂来料（产品）进行质量检验。
（2）合格物料的入库。
（3）外发加工物料和工具的发放和入库。
4 定义
4.1原材料：本工厂使用的布料、毛线等。
5 工作程序
5.1原材料的采购。
业务部根据订单和材料单，核对库存量，如果库存不足或没有，编制《订购合同书》，由总经理审批后传真给供货商进行采购。
5.2一般性非生产物资的采购。
各部门填写《物料申购单》，经总经理核准后，业务部进行采购。
5.3各类采购单内容：
5.3.1采购单编号、签发日期、供货商名称、编号、名称、单位、单价、采购数量、备注、交货期、买方负责人签核批准、卖方负责人确认签名（采购单已被确认时）。
5.3.2如有特别要求，须在《采购单》或附件上详细列明特别规格、技朮要求、检验方法、样板或图纸并记录等。
5.3.3必要时《采购单》上将根据需要列明在供货商或分供货商处进行检验的要求。
5.4选择供货商。
业务部应从《合格供货商一览表》中选择适合的供货商。
5.5各类采购单的确认。
采购单通过电话或传真与供货商作口头或书面确认，并于正本上注明“采购单已被确认”字样和双方确认的日期；或供货商签回采购单的副本，作为供货商签收文件及确认合约内容的依据，正本连同供货商签回之副本一并存盘。
5.6物料的跟催
5.7.1物控部负责对所采购物料的跟进，对未按采购单要求交货的供货商进行跟催并作好记录。
5.8货物接收
5.8.1货仓必须按《订购合同书》和《送货单》核对收货，货仓需第一时间通知IQC检验，IQC按《来料检验控制程序》进行检验，经IQC检查合格的货物方可入库。
5.8.2对于专用物资如化学溶剂、胶纸等由所用部门按《采购单》和《送货单》点数收货，质量的好坏由所用部门技术人员鉴定，IQC免检。
5.8.3免检清单内的货物可直接按采购单，送货单进行点数入库，并作标识。
5.9当合同规定时，客户或其代表有权在组织和供方处对供方的产品是否符合规定要求进行验证，但组织不能把该验证用作供方对质量进行了有效控制的证据，客户的验证既不能免除供方提供可接收产品的责任，也不能排除其它客户的拒收；
6 相关文件
6.1《来料检验控制程序》
6.2《不合格品控制程序》
6.3《供货商管理控制程序》
7 附件/表格：
7.1《订购合同书》
7.2《物料申购单》
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