XXXXXX有限公司		编   号	SX/QEHSP001
程序文件	标题：协商沟通与交流控制程序	版本号	A/0
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1.目的

为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理，保证内部与外部信息交流的有效性，特制订本程序。

2.范围

适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。

3.职责

3.1质量安全部、工程技术部、计划经营部、材料设备部和各项目部等部门负责对应相关方面信息的收集和处理。

3.2各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。

3.3质量安全部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理。

3.4质量安全部、各项目部负责紧急信息的处理。

3.5质量安全部负责建立信息库，保存和管理相关的信息。

3.6质量安全部负责与行政机关及政府技术部门等方面的环境、职业健康安全管理信息交流。

4.程序

4.1信息的分类

4.1.1内部交流信息内容

a.一体化管理培训的信息；

b.监测、测量结果的信息；

c.方针、目标及完成情况；

d.不符合与纠正措施的信息；

e.应急准备和响应的措施：

f.一体化管理体系审核结果的信息；

g.管理评审结果的信息；

h.紧急信息，如出现重大事故等情况下的信息与记录；

i.员工的建议。   

4.1.2外部信息交流内容   

a.一体化方针；

  b.国家法定监测、检定机构、认证机构等监视或检查的结果及反馈的信息；

c.行政机关的法令、条例的变更等信息；

d.政府部门、社区、团体相关环境/安全要求

e. 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；

f. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关技术改进、一体化管理等方面的信息。   

4.2信息的收集、处理与沟通工具

    信息可采用书面资料、记录、黑板报、公告栏、讨论交流、电子媒体、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。

4.3信息交流流程：

 

4.3.1外部信息的接收与处理

4.3.1.1质量安全部、负责国家法定监测、检定机构、认证机构等监视或检查的结果及反馈信息的收集，并负责传递到相关部门，当监视或检查的结果出现不符合情况时，按照《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。

4.3.1.2政策、法规、标准类的资料信息由质量安全部负责收集、更新、整理、保存，执行《文件控制程序》有关规定。

4.3.1.3 质量安全部、工程技术部材料设备部和各项目部分别负责与原材料、外购外协件、运输企业、计量所等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品或服务质量施加影响，工程技术部、计划经营部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客方面要求；质量安全部、行政办公室负责与企业上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息；对来自上述相关方的信息及投诉的处理详见《纠正与预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由相应部门以“信息联络处理单”的形式传递给质量安全部组织处理。

4.3.1.4各部门直接从外部获取的其他类信息，如技术改进、一体化管理信息等，在一周内用“信息联络处理单”反馈到质量安全部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。

4.3.2内部信息的收集与处理

4.3.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；质量安全部按照相应程序文件的规定，向有关部门传递一体化方针、目标及其完成情况，内部审核结果，管理评审结果，更新的法律法规等信息。

4.3.2.2 各部门应根据规定的相互接口关系，及时主动地提供信息、交流情况，以便及时协调工作，提高工作质量和效率，并确保一体化管理体系的有效性。

4.3.2.3根据本公司一体化管理体系运行的实际情况,建立如下的会议协调机制：

a. 质量、环境、职业健康安全、生产工作会----主持人：管理者代表

会议频次：每月一次

参加部门人员：总经理、管理者代表、质量安全部经理、工程技术部经理、计划经营部经理、各项目部经理及各项目部主要成员等。

目的：对市场收集到的信息、公司生产和产品质量、环境、职业健康安全状况，协调解决公司生产中遇到的质量、环境、职业健康安全和生产问题。

b. 有关质量、环境、职业健康安全、生产和市场信息方面的宣传栏。

频次：每月一期

宣传栏制作人员：质量安全部、工程技术部、计划经营部。

4.3.2.4 所有的会议均应形成会议纪要，并经主持人签字认可。

4.3.2.5(潜在)不符合信息的处理详见《纠正与预防措施控制程序》。

4.3.2.6紧急信息；如出现重大事故时，由发现部门迅速传递给质量安全部组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通，详见《应急管理程序》。

4.3.2.7其他内部信息，如监测和测量的结果、员工的建议、培训的效果等由有关人员向各部门的负责人汇报，可以“信息联络处理单”反馈给质量安全部进行处理。

4.4信息库的建立和应用

4.4.1质量安全部负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同，如纸张、磁盘、光盘、胶片、声像制品等，提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；进行整理分类；确保已获信息的完整性和可用性。

4.4.2质量安全部根据产品要求评审、采购、运行控制、监视或测量等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的复制，各部门也可在质量安全部借阅所需信息，质量安全部负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。

4.5对体系运行过程中各类记录的控制，执行《记录控制程序》。

4.6各部门健全收发文件制度，对接收传递的信息予以记录。

5.相关文件

SX/QEHSP001             文件控制程序

SX/QEHSP002             记录控制程序 

SX/QEHSP031             应急管理程序

SX/QEHSP042             纠正与预防措施控制程序                       

6.记录

QEHSP007-01-A           信息联络处理单

QEHSP007-02-A           业务信息一览表